ヘルプ・使い方

案件管理システムの使い方を、画面の絵つきでまとめています。はじめての方は上から順に、慣れた方は目次から。

この内容は操作手順書 v1.1（2026-09-30）と同じです。画像はすべて確認用の架空のデータで撮っています（お客さまの実際の案件ではありません）。

1はじめて使うとき（招待メール → パスワード → ログイン）

1. 代表から招待メールが届きます。差出人は no-reply@p-design.site（名前は「案件管理システム」）。迷惑メールに入っていたら「迷惑メールではない」にしてください
2. メールの中のリンクを開きます。リンクは 7 日で使えなくなります。切れていたら代表に「招待の再送」を頼んでください
3. 「パスワードの設定」の画面で、ご自身のお名前とメールアドレスを確かめ、パスワード（8 文字以上）を 2 回入れて この内容で利用を始める を押します（欄の右の目のアイコンで入れた文字を確かめられます）
4. そのまま案件一覧が開きます（ログイン済み）

以後は https://app.p-design.site を開き、「ログイン」の画面でメールアドレスとパスワードを入れます。

• パスワードの欄の右の目のアイコンを押すと入れた文字が見えます（もう一度押すと隠れます）。人に見られる場所では押したままにしないでください
• 一度ログインすると、同じ端末・同じブラウザでは 30 日間はログインしたままです。ただし 14 日間使わなかったときは、もう一度ログインが要ります
• ログアウトすると、その画面・書きかけの文は消えます。ブラウザの「戻る」を押しても前の画面は出ません（共用のパソコンでも、次の方に見えないように）
• ログアウトは、左下の「アカウント設定」（スマホは右上の歯車）→ 右下の「ログアウト」
• ご自身のお名前（姓・名）は、同じ「アカウント設定」の「お名前を変える」で直せます
• パスワードを 5 回続けて間違えると、数分間ログインできなくなります（正しいパスワードでも入れません）。数分たつと自然に戻ります。さらに間違えると止まる時間が延びます（長くても 15 分）。急ぐときは「パスワードをお忘れですか？」で決め直すと、すぐに入れます

1.1 パスワードを忘れたとき

1. ログインの画面で「パスワードをお忘れですか？」を押します
2. ご登録のメールアドレスを入れて 再設定のメールを送る（画面は「送りました」に変わります）
3. 届いたメール（差出人は招待メールと同じ）のリンクを開きます。リンクは 60 分で使えなくなります
4. 新しいパスワード（8 文字以上）を 2 回入れて「この内容に変える」を押すと、そのまま案件一覧が開きます

• 決め直すと、ほかの端末で開いたままのログインはいったん切れます（新しいパスワードで入り直してください）
• リンクは 1 回で使い切りです。期限が切れたら、もう一度 1. からお求めください
• 再設定のメールは、同じ方へは 5 分に 1 通までです。続けて押しても 2 通目は届きません（先に届いた 1 通目のリンクをお使いください）
• メールが届かないときは迷惑メールフォルダを確かめ、それでも無ければ代表へ（まだ一度もログインしたことがない方は、代表の「招待を再送」になります）

2画面の見方

• 「?」のマークにカーソルを合わせる（スマホは触る）と、その項目の補足が出ます
• 案件を開くと、上に 概要／申請／工程／ToDo／ファイル／活動ログ／請求／チャット のタブが並びます（パソコンではチャットが右側に常に出ます）
• 画面を軽くするため、開いたときは新しい記録だけを読み込みます。活動ログの前の記録は「前の記録も読み込んで、すべて見る」で、チャットの前のやりとりは上へ戻ると読み込みます（ファイル・工程のタブは、開いたときに前のものまで読み込みます）

3通知をオンにする（端末ごとに 1 回）

チャットに新しいメッセージが届いたとき、画面を閉じていても端末に通知が出るようにします。

1. 左下の「アカウント設定」（スマホは右上の歯車）→「ブラウザ通知」の行の 通知をオンにする
2. ブラウザが「通知を許可しますか」と聞くので 許可 を選びます
3. 「ブラウザ通知」の行の印が緑の「オン」になれば完了。「テスト通知を送る」で試せます

• 通知が出るのは「チャットの新着」だけです。ToDo の期限などは画面の中のバッジで確認してください
• 間違えて「拒否」を押した場合：アドレスバーの左側の鍵のマーク →「通知」を許可に変えてから、もう一度「通知をオンにする」
• 通知を使う端末（パソコン・スマホ）それぞれで 1 回ずつ行ってください

4Google と接続する（依頼メールをご自身の Gmail から送るため・1 回だけ）

工程の「資料依頼メール」（L・A・K）は、ご自身の Gmail アドレスを差出人として送られます。そのために、最初の 1 回だけ Google に「このシステムからメールを送ってよい」と許可を出します。

1. 左下の「アカウント設定」（スマホは右上の歯車）→「Google と接続」の行の Google と接続
2. Google のログイン画面が出るので、ふだんお使いの Google アカウント（Gmail）を選びます
3. 「このアプリは Google で確認されていません」という警告画面が出ます。Google の審査がまだ終わっていないためで、危険なものではありません。次の順で進めます
   1. 画面の左下あたりの「詳細」（または「詳細を表示」）を押す
   2. 「（アプリ名）（安全ではないページ）に移動」を押す
   3. 「メールの送信」の許可にチェックを入れて「続行」
4. システムの画面に戻り、「接続済み：（あなたの Gmail アドレス）」と出れば完了

• 接続しなくても、依頼メール以外の機能はすべて使えます
• 「接続の手続きが古くなりました」と出たときは、もう一度 Google と接続 から始めてください（手続きは 10 分以内・押したのと同じブラウザで済ませる決まりです）
• 「接続をやめる」でいつでも解除できます。解除すると依頼メールが送れなくなります（代表の場合は、ドライブへの保存（12.3）も一緒に止まります）
• 代表の画面（メンバー管理）では、誰が接続済みかが「メールの代理送信」の列で分かります。未接続の方には代表が「承認の進め方」を押すと、お願いのメールが届きます

5案件（物件）

5.1 一覧の見方

• 開くと「着工前」の案件が、着工予定日の近い順に並びます。「工事中」「完了済み」は上の状態チップで切り替えます
• 上の検索欄に物件名・施主名の一部を入れると絞り込めます
• 発注元・種別（注文設計／代願業務）のチップで絞り込めます。「絞り込み」からは「交付希望日が近いのに未交付」「指摘あり」でも絞れます
• 行を押すと案件が開きます

5.2 新しい案件を登録する

1. 案件一覧の ＋ 新規案件を追加
2. 次を入れて保存します。必須＝物件名・発注元・種別・交付希望日・担当（代表以外に 1 名以上）。Google ドライブの案件フォルダの URL は任意です（ドライブを使わない案件は空のままで登録できます）
3. 同じ物件名・同じ発注元の案件がすでにあると、保存の前に一度だけ確認が出ます。別棟や建て替えなら「このまま追加する」で登録できます

5.3 案件を直す・状態を変える・担当を足す

• 基本情報を直す：概要タブの「基本情報」の行を押すと、その項目だけ直せます（見出しの「編集」からまとめて直すこともできます）
• 営業担当（発注元）：注文設計の案件では、基本情報の「申請担当」の下に出ます。行を押してお名前を入れます（代願業務に変えると表示されなくなりますが、入れたお名前は残ります）
• 状態を変える：案件の見出しの状態バッジ（着工前・工事中・完了済み）を押して選びます
• 担当メンバーを足す：概要タブの担当の欄 →「担当メンバーを追加」。足した方にチャットと通知が届くようになります
• 打ち合わせ記録：概要タブの「打ち合わせ」→「追加」で、回・日付・議事メモを残します

5.4 一覧表を Excel で書き出す

打ち合わせなどで全案件の工程を一覧で見たいときに使います。どなたでも書き出せます。

1. 案件一覧で、状態・発注元・検索などで出したい案件に絞り込みます（出ている案件がそのまま書き出されます）
2. 件数の行（「…の着工前案件 22 件」など）の右にある「一覧表を Excel で書き出す」を押します。「進捗管理表_日付.xlsx」が端末に保存されます

• 列の項目と並びは、元の管理表（スプレッドシート）のとおりです。注文設計と代願業務は別のシートで、代願業務のシートには DP①〜確定図の列がありません
• 日付は Excel の日付で入るので、並べ替え・絞り込みができます（見出しの ▼）。青字の日付は予定（まだ先の日付・検査の予定日）です
• 色は元の管理表と同じ決まりです：灰色＝済んだもの（済んだ日付・済・交付済み・完了・受取済み・申請済・無）／黄＝途中（提出済み・審査中）／赤＝未提出・指摘あり。1 つのマスに両方あるときは赤・黄が先に出ます
• 案件で外した工程は「-」、まだ入っていないものは空欄です
• 「事前協議リスト」「太陽光」の列は隠してあります（Excel で列を再表示すると見えます）
• 表の 2 行目に、書き出した日時・人・絞り込みの条件・件数が入ります。Excel で書き換えても、このシステムには戻りません（システムを直すときは画面で）

5.5 請求（付けるのは代表だけ）

案件ごとに、どの月に請求するか・請求書を送ったかを残します。案件を開き、「請求」のタブ（活動ログの横）を開きます。

1. 1〜12 月のボタンから月を押します（年は「‹ ›」で切り替えます）
2. 開いた窓で「請求予定（未送付）」「請求書送付済み」「請求しない」のどれかを選び、「保存」を押します

• 請求予定の月はオレンジの枠、送付済みの月は緑で出ます。タブの横の数字は、まだ送付していない月の数です
• 追加の請求があるときは、別の月も同じように付けます（何か月でも付けられます）
• 付けた・外したは活動ログに残ります
• 付け外しは代表だけです。ほかの方は見るだけです（ボタンは押せません）
• データの書き出し（12.5）の 16_bills.csv にも入ります

6工程

案件の「工程」タブに、発注元ごとの並び（工程の型）が出ます。

• 更新する：工程の行を押す →「工程を更新」で日付・済・メモ（40 字まで）を入れて保存。概要の「いまの状況」と活動ログに反映されます
• 中間検査・完了検査：「予定日」と「実施日」を分けて入れます
• 工程を足す・外す：「工程を追加」からこの案件だけに工程を足せます。不要な工程は行から外せます（ほかの案件には影響しません）
• 更新できるのはその案件の担当メンバーだけです。担当でない方は見るだけになります（直したいときは担当に頼むか、代表に担当へ追加してもらいます）
• 注文設計だけの工程（DP・IC・LASK など）は、代願業務の案件には出ません

7申請（確認申請・構造審査・性能評価・事前協議）

• 性能評価・事前協議の提出日：行を押して「未提出」以外を選ぶと、提出日の欄が出ます（任意・追加するときも入れられます）。入れた日は行に「提出 9/20」の形で出ます。「未提出」に戻すと提出日は消えます（確認が出ます）
• 追加した性能評価・事前協議は、行の削除から消せます（確認が出ます）
• 「変更の履歴」を開くと、誰がいつ何を変えたかが見えます
• 案件一覧の「指摘あり」の絞り込みには、確認申請と性能評価の「指摘あり」が数えられます

8資料依頼メール（LASK）

工程の L（あかりプラン）・A（エアコンプレゼン）・K（換気資料）は、システムから依頼メールを送れます。S（構造依頼）はメールを送らず、「済」を手で付けます。

1. 先に 4. Google と接続 を済ませておきます（未接続だと送れず、案内が出ます）
2. 工程タブの L・A・K の行 → 依頼メールを送る
3. 差出人がご自身の Gmail になっていることを確かめ、雛形に入っている宛先・件名・本文を見て、必要なら直します（物件名・発注元・お名前は自動で差し込まれています。宛先は取引先の実際のアドレスです）
4. 添付が要れば「写真・動画・ファイルを送る」から付けます（1 通 8 点・1 件 20MB・合計 20MB まで。メールで送れる大きさに限りがあるため）
5. この内容で送信する。送れると工程に「送信済み」が付き、活動ログにも残ります
6. 送ったメールは、活動ログの行を押すと本文が見られます

9ToDo

• 追加する：ToDo 画面または案件の ToDo タブの「ToDo を追加」→ 案件・やること・担当・期限を入れて保存
• 見る：「全員／自分のみ／メンバー別」で切り替え（メンバー別は「メンバー…」から選びます。どなたでも選べます）。その下の「全部・未完了・今日が期限・期限超過」のタブで絞り込めます（タブの数字が件数）
• 前に見ていた人で開く：ほかの画面へ移ってから ToDo に戻ると、最後に見ていた人（全員／自分のみ／メンバー）の ToDo で開きます（画面を開き直すと、はじめの表示に戻ります）
• カンバン⇄一覧：カンバンでは 未着手／作業中／完了 の列を動かして状態を変えます。一覧では行を押して直します
• 案件へ移る：カンバンのカードの頭にある案件名、一覧の案件名（または「案件を開く」）を押すと、その案件の画面へ移ります。ToDo を開いた窓の「この案件を開く」からも移れます
• チャットから起票：チャットの発言の「ToDo にする」を押すと、その内容で ToDo が作れます
• ほかの方の ToDo も編集できます（変更は活動ログに残ります）

10チャット・添付

• 案件のチャット：案件を開くと右側（スマホは「チャット」タブ）にあります。書き込めるのはその案件の担当メンバーです。担当でない方は読めますが書けません。代表はすべての案件に書き込めます
• 1 対 1 のチャット：チャット画面の「個人のチャットをはじめる」で相手を選びます。当事者だけに見えます
• リアクション：発言の「…」（スマホは長押し）のいちばん上の段から 👍 いいね・👌 了解・🙏 ありがとう・😮 びっくり を選びます。1 人 1 つで、別のものを選ぶと付け替わり、同じものをもう一度選ぶと外れます。吹き出しの下に数が出て、押すと誰が付けたかが見えます。付けてもお知らせは届きません
• 返信（引用）：発言の「…」（スマホは長押し）→「返信」。入力欄の上に「○○ さんへの返信」が出て、送るとその発言を引用した返信になります（× でやめられます）。引用を押すと元の発言まで移ります。元の発言が取り消されたときは「取り消されたメッセージ」と出ます
• 送った発言を直す・取り消す：自分が送った発言の「…」（スマホは長押し）→「編集」または「送信を取り消す」。送ってから 24 時間まで・送ったご本人だけです（代表もほかの方の発言は変えられません）。取り消すと相手の画面からも消え、「メッセージの送信を取り消しました」と出ます（添付も画面から消えます。案件フォルダ（ドライブ）に保存したものは残ります）。直した発言には「編集済み」と出ます。すでに届いたお知らせは取り消せません
• 改行：パソコンは Shift＋Enter で改行します（Enter だけだと送信）。スマホは改行キーで改行し、送信はボタンで。送った文面は入力したとおりに改行して出ます
• URL を開く：本文に貼った URL（https:// や http:// で始まるもの。ドライブのフォルダやホームページなど）は下線付きの文字になり、押すと別のタブ（スマホはブラウザ）でそのページが開きます。URL のすぐ後ろに文字を続けるときは、あいだに空白か改行を入れると確実です
• メンション（特定の方宛てに送る）：案件のチャットの入力欄で「@」を打つと、その案件の担当メンバーが候補に出ます。選ぶと「@姓」が入り、送るとその方の画面に「あなた宛て」と出ます（通知の題にも付きます）。チャット一覧では、未読の中に自分宛てがあると「@」の印が付きます
• チャットごとの通知：チャットの上の鈴のボタンで「全部／メンションのみ／通知オフ」を選べます（1 対 1 は「全部／通知オフ」）。変わるのは端末へのお知らせだけで、未読の数はいつもどおり出ます。「全部」以外にしたチャットは、一覧の名前の横に印が付きます
• 添付：入力欄の「＋」→「写真・動画・ファイルを送る」→「端末の写真・動画・ファイルを選ぶ」。スマホならカメラロール、パソコンならファイルの一覧が開きます
  • 1 通 8 点・1 件 20MB まで（超えるものは選んだ時点で断られます）
  • 送った写真・書類は、案件の「ファイル」タブに集まり、送った本人以外も後から開けます
  • 端末に保存する：カードの右（写真は右下）の「ダウンロード」。カードそのものを押すと、写真・動画・PDF は窓の中で中身が見え、Excel や Word などはそのまま端末に保存されます（iPhone は「ファイル」に保存）
• 未読：チャット一覧に未読の数が出ます。開くと消えます
• 古いやりとり：会話を開いたときは新しい 50 件だけを読み込みます（画面を軽くするため）。上へ戻るか、いちばん上の「前のやりとりを読み込む」を押すと、前の分を読み込みます
• 検索：チャット画面の検索欄で、過去の発言を語句で探せます（読み込んでいない古い発言も探します。結果が出るまで少しかかることがあります）
• 新着はブラウザ通知（3）でも届きます

11案件フォルダ（Google ドライブ・Box）

• 案件ごとに Google ドライブのフォルダを先に作ってから、案件の登録時に URL を貼ります（5.2）。ドライブを使わない案件は、URL を入れなくて構いません
• URL が未登録の案件は、チャットの添付をこのシステムにだけ保存します。「ファイル」タブの一覧から見る・ダウンロードできます（「未保存」などの印は付きません）。あとから URL を登録すると、そのあとに送ったものからドライブにも入ります（前に送ったものは入りません。必要ならチャットで送り直してください）
• URL をあとから登録・変更するのは、案件の「ファイル」タブの「URL を登録する」「URL を変更」から（移行した案件は最初は未登録です）。Box の URL も同じ窓で入れます。入れられるのは Google ドライブ・Box・Dropbox のフォルダの URL だけです（Box の欄は Box だけ。偽のログイン画面などへ誘導されないように）
• 「フォルダを開く」で、そのフォルダが新しいタブで開きます
• チャットの添付は、案件フォルダの中に自動で入ります。代表が 12.3 の許可を 1 回行うと、案件フォルダの中に「システムファイル」というフォルダができ、チャットで送った写真・動画・書類がそこに入ります（1 対 1 のチャットの添付は入りません）
  • 入ったかどうかは「ファイル」タブで分かります。「チャットの添付 N 点は、すべて「システムファイル」に保存済みです」と出れば全部入っています
  • 入っていないものには「ドライブに保存中」「ドライブ未保存」「ドライブ保存に失敗」の印が付きます。「保存中」は少し待ってから画面を開き直してください
  • 「保存に失敗」「未保存」のものは、チャットで送り直すと入ります。原因の見当は 13. 困ったとき

12代表だけの操作 代表

12.1 発注元・審査機関

• 発注元に入れるもの：名前・略称・種類（工務店＝注文住宅／分譲事業者＝号棟物件）・窓口の方・標準性能・工程の型（確認会あり／なし など。新規案件に反映されます）・ファイルの保存先（Google／Box）
• 担当メンバーが案件の登録画面から登録した発注元は、名前だけで入っています。ここで工程の型・標準性能・保存先を足してください
• 使わなくなった発注元・審査機関は消さずに「停止」にします。新しい案件の選択肢から消えますが、過去の案件には残ります。「再開」で戻せます

12.2 メンバー管理

• 代表のアカウントは停止できません。代表を別の方に替える（退職・交代）ときは株式会社PotentialX へ連絡してください（画面からはできません。当社が引き継ぎの操作を行い、新しい代表に招待メールが届きます）
• 招待中（まだ一度もログインしていない）の方は、案件の担当やチャットの相手には出てきません

12.3 ドライブへの保存を許可する（代表・1 回だけ）

チャットの添付を案件フォルダに入れるため（11）、代表が 1 回だけ Google に「このシステムからドライブにファイルを作ってよい」と許可を出します。

1. 左下の「アカウント設定」→「Google ドライブへの保存」の行 → ドライブへの保存を許可
2. Google のアカウントを選ぶ画面で、案件フォルダを置いている Google（フォルダの持ち主）を選びます。ログインに使っているメールアドレスと違っていても構いません
3. 4 と同じ警告画面が出たら「詳細」→「（アプリ名）に移動」で進み、「Google ドライブのファイルの表示・作成…」の許可にチェックを入れて「続行」
4. 「許可済み：（選んだ Google のアドレス）のドライブに保存されます」と出れば完了。以後、案件を登録・編集するたびに、そのフォルダの中に「システムファイル」が作られます

• 保存されるのはここで選んだ Google のドライブです。アドレスが案件フォルダの持ち主と違うときは「つなぎ直す」で選び直してください
• 「つなぎ直す」と「接続をやめる」は、依頼メールの接続（4）も一緒に切れます（お一人につき Google の接続は 1 つ）。切れたら 4 をもう一度行ってください
• 許可する前にチャットで送った添付は入りません。必要なら送り直してください

12.4 案件を消す（代表だけ）

1. 消したい案件を開く → 基本情報の「編集」（または「まとめて編集」）
2. いちばん下の「この案件を消す」を押す
3. 確認が出るので、物件名を確かめて「消す」

12.5 データを書き出す（代表だけ）

システムに入っているデータ一式を、表ごとの CSV（Excel で開ける形）にまとめて、1 つの zip ファイルで保存できます。代表だけの操作です。いつでも何度でも書き出せます。

1. 左下の「アカウント設定」（スマホは右上の歯車）を開く
2. 「データの書き出し」の行の 書き出す を押す
3. zip ファイル（p-design-data-日付.zip）が端末に保存されます。開くと、説明（00_README.txt）と表 16 個が入っています

• 入っているもの：案件・工程・申請・確認申請の変更の履歴・打ち合わせ・ToDo・案件のチャット・添付の一覧・活動ログ・依頼メールの記録・メンバー・発注元・審査機関・工程の型・依頼メールの雛形・請求。消した案件も入ります（案件の表の「消した日時」に日時が入っているもの）
• 入っていないもの：個人チャット／添付ファイルの本体（添付は一覧だけ。本体はチャット・案件フォルダから保存してください）／パスワードなどのログインの情報
• 書き出すと、その行に「前回：日時（お名前）」が出ます。誰がいつ書き出したかは「書き出す」を押した時点で記録に残ります（途中で保存に失敗しても残ります）
• 「=」「+」「-」「@」で始まる値（前に空白があるものも）は、Excel で式として動かないよう先頭に「'」を付けています

13困ったとき

14移行したあとに入れていただくこと（最初の週だけ）

いまの Excel から 228 件の案件を移しました。Excel に列が無かったものは空で入っています。次の順番で入れていただくと、手戻りがありません。

1. 審査機関 代表：Excel にあった 5 機関を登録してありますが、種類（確認申請／性能評価など）が空です。12.1 で 5 件の種類を選んでください。案件ごとの審査機関は「申請」タブで選びます
2. 担当メンバー：設計担当・申請担当は全件「未設定」で入っています。メンバー 7 名の招待が済み、メールアドレスを当社に共有いただければ、当社が Excel の担当をまとめて入れます。それでも空のもの（Excel でも空だった 40 件）と直したい案件は、案件を開く →「編集」→ 担当メンバーを選ぶ
3. 工程の値（担当）：Excel に書き方のゆれがあった行は、工程のメモに元の値を残してあります（例「Excel の値『3月8日』（年が書いていない日付）」）。正しい日付に入れ直してください
4. 交付希望日・案件フォルダの URL：Excel に無い項目なので全件「未定／未登録」です。決まっている案件から入れてください

同じ物件名の案件があります

• 同じ物件名の案件が複数あります（13 組。Excel にもともと同名の行があるためで、取り違えではありません）
• 見分けやすくするため、所在地を入れてください（案件を開く →「編集」→ 所在地）。一覧に所在地が出るようになります
• どの案件が Excel のどの行か分からなくなったときは、案件の「活動ログ」に「Excel の ○ 行目から移行」と残っています

ToDo と事前協議は入っていません

ご指示どおり、ToDo（3,046 行）と事前協議の一覧（220 行）は移していません。必要なものを画面から入れてください（9・7）。

15用語